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Datenschutzerklärung samt Informationen zum Datenschutz sowie Ihrer etwaig erforderlichen Zustimmungserklärung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
1. Rechtsgrundlage
Die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Datenschutzgesetz 2000 sowie das Datenschutz-Anpassungsgesetz 2018 dienen dem Recht auf Schutz personenbezogener Daten. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, DSG 2018, TKG 2003).
2. Grundsätzliches
2.1. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Vertragsbeziehung (Bestandsvertrag, Verwaltervertrag, Maklervertrag) mit unserem Unternehmen. Sofern wir im Rahmen unserer Tätigkeit als Hausverwalter oder Immobilienmakler personenbezogene Daten von Ihnen oder Ihrem direkten Vertragspartner (Vermieter/Eigentümer udgl. oder Immobilienmakler) erhalten haben, so erfolgt die Verarbeitung ausschließlich im Rahmen der berechtigten Interessen Ihres Vertragspartners (Art 6 Abs. 1 lit f DSGVO) und werden in einem solchen Fall ausschließlich jene personenbezogene Daten verarbeitet, welche zur Vornahme der Fremdverwaltung oder Vermittlungstätigkeit notwendig sind.
2.2. Im Sinne der DSGVO sind wir Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:
REAL 3 Immobilienservice & Consulting OG
Bäckerstrasse 3/10 in 1010 Wien
T: 0043/1/99715930
E: office@real3.at
Für Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten kontaktieren Sie bitte ab dem 25.05.2018 Frau Radakovits, welche mit der Datenverarbeitung befasst ist, unter o.a. Adresse mit dem Zusatz „Datenschutz“ oder per E-Mail unter dsgvo@real3.at
2.3. Wir erfassen und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, welche wir
- über Ihre eigenen Angaben in einer Selbstauskunft, in übermittelten Formularen, im Bestandsvertrag, im Verwaltungsvertrag sowie im Maklervertrag, oder
- über Auskünfte Ihres direkten Vertragspartners oder Dritter (beispielsweise Vermieter/Eigentümer, Immobilienmakler)
- aus öffentlichen Büchern (beispielsweise Grundbuch, Firmenbuch)
erhalten und/oder erhoben haben, zur Beratung, zwecks Abschluss und Bearbeitung von Bestands-, Verwalter- und Maklerverträgen, zwecks Durchführung von Maßnahmen der Liegenschaftsverwaltung sowie zur Abwicklung von Schadensfällen, zur Durchführung von Erhaltungs-, Instandsetzungs-, Instandhaltungs- und Verbesserungsarbeiten. Die Verarbeitung erfolgt zweckgebunden unter Beachtung der Bestimmungen der DSGVO, des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) sowie aller anderen maßgeblichen gesetzlichen Verpflichtungen.
Unter die personenbezogenen Daten fallen auch beispielsweise Name, Geburtsdatum, Adresse, Daten über die Bankverbindung, Daten über den Zahlungsverkehr, Mietzinshöhe, Vertragsdauer oder auch sonstige einem Identitätsnachweis entnehmbare Informationen.
Bei Eintritt eines Schadensfalles in dem Ihrerseits gemieteten Bestandsobjekt ermitteln und verarbeiten wir zusätzlich Ihre Angaben zum Schadensfall (beispielsweise Schadensdatum, Schadensursache, Fotos). Das können – soweit erforderlich – auch Angaben von Dritten sein, die mit der Feststellung des Leistungsfalles beauftragt sind (z.B. Sachverständige), dazu Auskunft geben können (Behörden, Zeugen, ua) oder im Zusammenhang mit der Leistungserbringung stehen (Handwerker, Professionisten ua). Selbiges gilt bei der Vornahme von Erhaltungs-, Instandhaltungs-, Instandsetzungs- und Verbesserungsarbeiten.
3. Zweckbindung, Rechtsgrundlage, Speicherdauer sowie Datenempfänger
3.1. Die gesammelten personenbezogenen Daten benötigen wir für Vertragserfüllung, Verrechnung, Geltendmachung der Vertragsansprüche, für Zwecke des Kundenservice und für Werbezwecke. Die Daten werden hierfür erhoben, gespeichert, verarbeitet und genutzt. Die rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung von Ihren personenbezogenen Daten sind Vertragserfüllung, berechtigte Interessen, die Erfüllung unserer rechtlichen bzw. vertraglichen Verpflichtungen sowie andererseits Ihre Einwilligung (zB Kontaktformular, Newsletter, Cookies). Die Nichtbereitstellung der Daten kann unterschiedliche Folgen haben.
Zweck und Rechtsgrundlage der Datenerfassung:
- Vertragsanbahnung, -verwaltung und –erfüllung (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO)
Wenn Sie eine Selbstauskunft oder sonstige Anfrage zur Legung eines Anbots oder Abschluss eines Vertrages etc. an uns übermitteln, benötigen wir Ihre Angaben zur Vornahme einer Entscheidung über den Vertragsabschluss sowie zur Vertragserstellung selbst. Kommt ein Bestands-, Verwaltungs- oder Maklervertrag zustande, verarbeiten wir diese Daten zur Abwicklung des Vertragsverhältnisses (beispielsweise zur Vornahme der Liegenschaftsverwaltung, zwecks Mietzinsvorschreibung, Betriebskostenabrechnung, Abwicklung von Schadens-, Erhaltungs-, Instandhaltungs-, Instandsetzungs- oder Verbesserungsfällen). Bei Eintritt eines Schadens bzw. bei Vornahme von Erhaltungs-, Instandhaltungs-, Instandsetzungs- und Verbesserungsarbeiten verarbeiten wir zusätzliche Angaben zu diesen Fällen, um den Umfang unserer rechtlichen Verpflichtungen prüfen zu können. Der Abschluss und die Durchführung von Bestands-, Verwaltungs- und Maklerverträgen sind ohne die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht möglich. Sollten Sie uns diese Daten nicht oder nicht im vollständigen Umfang bereitstellen, so können wir das von Ihnen gewünschte Vertragsverhältnis unter Umständen nicht begründen oder Ansprüche aus dem Vertragsverhältnis nicht beurteilen und erfüllen.
- Verarbeitungen aufgrund rechtlicher Verpflichtungen (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO)
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen wie beispielsweise zur Erfüllung von unternehmens- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsverpflichtungen.
- Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO)
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (beispielsweise: Sie sind unser Mieter/Kunde oder stehen in unseren Diensten, gegebenenfalls zwecks Vornahme von Direktwerbung usw.) bzw. zur Wahrung der Interessen Ihres direkten Vertragspartners (Vermieter/Eigentümer oder Immobilienmakler).
3.2. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten soweit erforderlich, für die Dauer der gesamten Vertrags- bzw. Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich ua aus dem Unternehmensgesetzbuch (UGB), der Bundesabgabenordnung (BAO) ergeben sowie bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- und Garantiefristen usw. Wir bewahren Ihre Daten zudem solange auf, wie die Geltendmachung von Rechtsansprüchen aus dem Vertragsverhältnis mit Ihnen möglich ist. Die allgemeinen gesetzlichen Verjährungsfristen betragen zwischen 3 und 30 Jahren.
3.3. Im Rahmen der Betreibung unserer Websites beauftragen wir Webhosting-Dienstleister, die im Zuge ihrer Tätigkeiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erlangen können, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Diese haben sich zur Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen uns gegenüber verpflichtet. Es wurden Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art 28 DSGVO abgeschlossen. Nähere Informationen zu den von uns beauftragten Auftragsverarbeitern können Sie unter dsgvo@real3.at anfragen.
3.4. Ihre personenbezogenen Daten können zudem an Dritte weitergegeben werden.
Wenn es zur Erreichung der oben angeführten Zwecke erforderlich oder gesetzlich verpflichtend ist, übermitteln wir Ihre für den Fall notwendigen Daten an die damit befassten Empfänger. Das können beispielsweise je nach Anlassfall folgende Empfänger sein:
- Unternehmen innerhalb der Unternehmensstruktur oder Unternehmen mit wirtschaftlichen Naheverhältnis zu unserem Unternehmen:
Zur Vertragserfüllung (Immobilienverwaltung, Abwicklung von Schadens-, Erhaltungs-, Instandhaltungs-, Instandsetzungs- oder Verbesserungsfälle, Immobilienmaklerverträgen) bedienen wir uns gegebenenfalls jenen Unternehmen.
- Professionisten:
Zur Abwicklung von Schadens-, Erhaltungs-, Instandhaltungs-, Instandsetzungs- oder Verbesserungsmaßnahmen kann es erforderlich sein, eine Datenübermittlung an beauftragte Professionisten vorzunehmen.
- Versicherungen
Im Einzelfall kann ein Datenaustausch mit Versicherungsunternehmen erforderlich sein, beispielsweise zur Erledigung von Schadensfällen.
- Behörden, Gerichte und sonstige Dritte
Im Rahmen der Vertragsabwicklung oder im Falle notwendig vorzunehmender Durchsetzung von Ansprüchen aus dem Vertragsverhältnis kann es dazu kommen, dass wir Behörden oder Gerichten auf deren Anfragen sowie Rechtsvertretern personenbezogene Daten unserer Vertragspartner offen legen bzw. offen legen müssen. Bei der Prüfung eines Schadens-, Erhaltungs-, Instandhaltungs-, Instandsetzungs- oder Verbesserungsfalles kann es erforderlich sein, dass Dritte wie beispielsweise Sachverständige oder mit der Schadensregulierung beauftragte Unternehmen beigezogen werden und diesen Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden.
- Eigentümer/Miteigentümer/Vermieter oder andere Immobilienverwaltungen
Im Rahmen der Immobilienverwaltung und Maklertätigkeit kann es zur Vornahme von Schadens-, Erhaltungs-, Instandhaltungs-, Instandsetzungs- oder Verbesserungsarbeiten bzw. auch aus sonstigen Gründen notwendig sein, Ihre personenbezogenen Daten an diese zu übermitteln.
Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftraumes (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (beispielsweise verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sein.
4. Speicherort
4.1. Ihre Angaben inklusive persönlicher Daten aus unserem Kontaktformular werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage über unseren eigenen Mailserver an uns übermittelt, weiterverarbeitet und bei uns gespeichert. Diese Daten werden ohne Einverständniserklärung Ihrerseits nicht erhoben oder weitergegeben. Ohne diese Daten können wir Ihre Anfragen nicht bearbeiten.
Die im Rahmen der Immobilienverwaltung oder des Maklervertrages verarbeitenden Daten werden auch in unternehmensexternen Rechenzentren gespeichert.
4.2. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs 3 TKG sowie des Art 6 Abs 1 lit a (Einwilligung) DSGVO.
5. Cookies
5.1. Cookies können auf unserer Internetplattform auf vielfältige Art und Weise zum Einsatz kommen. Cookies sind kleine Textinformationen, die eine Wiedererkennung des Nutzers und eine Analyse Ihrer Nutzung unserer Websites möglich machen. Die dadurch erzeugten Informationen werden auf den Server des Anbieters übertragen und dort gespeichert. Sie dienen dazu, unsere Internetpräsenz insgesamt nutzerfreundlicher, effektiver sowie sicherer zu machen. Zudem dienen Cookies zur Messung der Häufigkeit von Seitenaufrufen und zur allgemeinen Navigation.
5.2. Durch die Nutzung unserer Website willigen Sie damit ein, dass wir Cookies setzen. Sie können in Ihren Browsereinstellungen die Annahme von Cookies verweigern. Wie dies im Einzelnen funktioniert, entnehmen Sie bitte der Anleitung Ihres Browser-Herstellers. Wenn Sie sich gegen bestimmte technische und/oder funktionelle Cookies entscheiden,
könnte die Funktionalität unserer Website eventuell eingeschränkt werden. Einige Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen.
5.3. Wir haben mit folgenden Anbietenr einen entsprechenden Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen:
Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen
Google Analytics (Google Inc. 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA)
Diese haben sich zur Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen uns gegenüber verpflichtet. Nähere Informationen zu den von uns beauftragten Auftragsverarbeitern können Sie unter dsgvo@real3.at anfragen.
5.4. Ihre IP-Adresse wird erfasst, aber umgehend pseudonymisiert. Dadurch ist nur mehr eine grobe Lokalisierung möglich.
5.5. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs 3 TKG sowie des Art 6 DSGVO (insbesondere Einwilligung). Da uns die Privatsphäre unserer Nutzer wichtig ist, werden die Nutzerdaten pseudonymisiert
5.6. Diese Website nutzt Google Fonts zum Einbinden von Webschriften, dabei werden Daten an die Server von Google übermittelt, nähere Informationen finden Sie unter den Datenschutzhinweisen von Google:
www.google.com/policies/privacy/
5.7. Diese Website nutzt Google Analytics, Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren:
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6. Einwilligung und Recht auf Widerruf
6.1. Ist für die Verarbeitung Ihrer Daten Ihre Zustimmung notwendig, verarbeiten wir diese erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung.
6.2. Grundsätzlich verarbeiten wir keine Daten minderjähriger Personen und sind dazu auch nicht befugt. Mit der Abgabe Ihrer Zustimmung bestätigen Sie, dass Sie das 14. Lebensjahr vollendet haben oder die Zustimmung Ihres gesetzlichen Vertreters vorliegt.
6.3. Ihre Zustimmung können Sie jederzeit unter folgender E-Mail Adresse widerrufen:
dsgvo@real3.at
In einem solchen Fall werden die bisher über Sie gespeicherten Daten anonymisiert und in weiterer Folge lediglich für statistische Zwecke ohne Personenbezug weiterverwendet. Mittels des Widerrufs der Zustimmung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Zustimmung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Wenn die Verarbeitung auf einer Bewilligung beruht, haben Sie als betroffene Person das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir Ihre Daten – sofern nicht ein anderer Grund für eine rechtmäßige Verarbeitung vorliegt – nicht weiter verarbeiten dürfen. Ein solcher Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht. Die betroffenen Personen müssen sich identifizieren und zur Identifikation beitragen, damit sichergestellt ist, dass die Antwort auch tatsächlich an die betroffene Person adressiert wird.
7. Datensicherheit
Real 3 Immobilienservice & Consulting setzt technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um die gespeicherten personenbezogenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust oder Zerstörung und gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend des technischen Fort-schritts fortlaufend verbessert.
8. Ihre Rechte
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die betreffenden personenbezogenen Daten. Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, haben Sie das Recht auf Löschung unrechtmäßig verarbeiteter Daten sowie bei berechtigtem Interesse Widerspruch gegen die Verarbeitung. Ferner haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten sowie auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Wickenburggasse 8-10, 1080 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at) als Aufsichtsbehörde.
9. Zustimmungserklärung
Der Vertragspartner stimmt zu, dass all seine zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten zum oben genannten Zwecks bei Real 3 Immobilienservice & Consulting sowie von ihr beauftragten Dritten verarbeitet und gespeichert werden sowie an weitere wie oben bezeichnete Dritte weitergegeben werden.
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